ECONOMÍA

La solución a las tóxicas reuniones de trabajo

¿Estás cansado de tener todo el tiempo reuniones de trabajo en la oficina? Si lo estás pensando es porque ya te diste cuenta de lo poco productivas que son. Nuestra cultura promueve esta extraña obsesión de tener reunión por aquí y por allá, tan solo para sentir que uno es productivo. Pero en verdad es todo lo contrario. Las reuniones son tóxicas y te digo por qué.

¿Por qué son tan tóxicas las reuniones?

Pérdidas económicas

Calcular la pérdida monetaria de una reunión es más fácil de lo que parece y más alta de lo que te imaginas. Tan solo debes realizar la sumatoria del costo/hora de cada asistente por el número de horas que duró la reunión. Al finalizar el ejercicio, te asombraras lo caro que son las reuniones de trabajo.

Duración de las reuniones

Hay reuniones que podrían fácilmente ejecutarse en menos de 10 minutos pero debido a que estamos acostumbrados a los formatos de 30 o 60 minutos, escogemos las de más larga duración. Peor aún, en ciertos casos sentimos que si no programamos una reunión de 60 minutos para alguien que atravesó la ciudad para asistir, entonces le estamos faltando el respeto. ¿Qué tiene de malo usar Skype?

Se trata más sobre el ego que de la productividad

Existe una regla implícita que la persona que habla más en estas reuniones es considerada la más productiva o inteligente. En muchos casos, estas palabras son tan sólo conceptos abstractos que no aportan a encontrar la solución. Tampoco falta uno que empieza a desviar el tema de la conversión a otro porque es de su área. O quizás vas a una reunión donde no estaba claro el objetivo. Finalmente, las reuniones son creadoras de otras reuniones. ¿Alguna vez has estado en una reunión similar?

¿La reunión es inevitable?

En ese caso, les comparto algunas sugerencias para llevarla eficientemente:

  • Coloca una alarma para que suene al término de la sesión: no hay minutos extra.
  • Invita a la menor cantidad de personas.
  • Establece la agenda de antemano y envíala a los asistentes.
  • Comienza con un problema específico.
  • Reúnete en el lugar donde está ocurriendo el problema. Evita las salas de conferencias.
  • Termina con una solución y asignen a una persona responsable de implementarla.

¿Existen reuniones de trabajo que no son tóxicas?

Sí, las stand-up meetings. Este estilo de reunión de trabajo me la enseñó mi socio en mi startup en el 2014. Consiste en reuniones con duración máxima de 15 minutos y de pie. El hecho de estar parado ayuda a que los asistentes no quieran salirse del tema porque eso significa estar más tiempo de pie.

A su vez, cada asistente viene preparado a la reunión porque sabe que necesita transmitir un mensaje de manera rápida y concisa porque el tiempo es corto. Y para aquellos que les encanta hablar mucho, es mal visto si uno se extiende demasiado. El objetivo es tan solo conversar las cosas que están en la agenda o que no se podían haber comunicado por otro medio como por ejemplo email o Trello.

Este formato de reunión es ideal para todo tipo de equipo. Lo apliqué en el 2014, lo sigo utilizando a la fecha y estoy seguro que le vendría bien a tu organización. Al inicio habrá una resistencia pero después de un tiempo los asistentes estarán contentos de lo productivo que se han vuelto y te lo exigirán.

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¡Hola! Soy Jaime Sotomayor, gerente de Aceleración en Wayra Perú (aceleradora global de startups digitales de Telefónica Open Future). Cada dos jueves publico en Punto y Coma un nuevo artículo relacionado a innovación, tecnología y emprendimiento. Te invito a suscribirte a mi newsletter gratuito en jaime.pe y a que me sigas en Facebook donde diariamente comparto novedades.

Jaime Sotomayor
Gerente de Aceleración en Wayra Perú. Egresado del “Graduate Study Program” de Singularity University en NASA Mountain View California. Reconocido por el MIT Technology Review en el 2015 como uno de los 5 peruanos innovadores menores de 35 años.
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